ゴールは、営業が売上につながる活動へ集中できる体制をつくることです。 全部の案を同じ重さで進めると、検証と運用の手間が効果に見合いません。 業務の連結で見た効果、時間で見た効果、時間に出ない効果を並べたうえで、先に取り組む案を絞って提案します。
同じ情報を何度も書く作業や、続けて行う作業をまとめると、業務の数そのものが減ります。数はシートの行数から数えた概算です。
58 → 約15
関わる58業務が、約14〜16業務にまとまります。
186 → 約143
186業務のうち約42〜44業務が減り、約23%の縮小です。
| 案 | 業務数の変化 | いま | 連結後 |
|---|---|---|---|
| 案4 日程調整の横展開 | 9業務 | 約3業務 | |
| 案6 プロモ管理表の入力元を1つに | 8業務 | 2業務 | |
| 案2 受注情報の一括登録 | 7業務 | 1〜2業務 | |
| 案1 議事録から業務報告まで | 6業務 | 1業務 | |
| 案3 アポ確定時の定型セット | 6業務 | 1業務 | |
| 案7 出版レポートの作成から送付まで | 6業務 | 2業務 | |
| 案9 月次の数字集計と資料 | 6業務 | 2業務 | |
| 案5 Trello依頼の統一フォーム | 5業務 | 1業務 | |
| 案8 一斉アプローチの履歴記録 | 5業務 | 1〜2業務 |
案10(アポ獲得後から担当決定後までの処理)は、棚卸しシートにない工程が中心のため、この表に含めていません。ヒアリングで挙がった8工程が、1〜2工程にまとまる見込みです。
シートの所要時間は1件あたりです。ここでは、各業務を1回ずつ処理した場合の合計で比べています。削減は、見込みが高い案を70%、中程度を50%、要確認を30%と仮に置いた目安です。
| 案 | 所要時間と削減 | 所要時間 | 削減(仮) | 見込み |
|---|---|---|---|---|
| 案1 議事録から業務報告まで | 365分 | 約255分 | 高い | |
| 案6 プロモ管理表の入力元を1つに | 245分 | 約122分 | 中程度 | |
| 案4 日程調整の横展開 | 150分 | 約105分 | 高い | |
| 案9 月次の数字集計と資料 | 95分 | 約48分 | 中程度 | |
| 案8 一斉アプローチの履歴記録 | 80分 | 約24分 | 要確認 | |
| 案7 出版レポートの作成から送付まで | 73分 | 約22分 | 要確認 | |
| 案5 Trello依頼の統一フォーム | 65分 | 約46分 | 高い | |
| 案2 受注情報の一括登録 | 58分 | 約41分 | 高い | |
| 案3 アポ確定時の定型セット | 27分 | 約19分 | 高い | |
| 案1〜9の合計 | 1,158分 | 約680分 |
案10(アポ獲得後から担当決定後までの処理)は、棚卸しシートに載っていない工程が中心のため、この表に含めていません。月の件数がわかれば、月単位の時間に直せます。
佐藤局長のヒアリングで、「作業を速くする」より「工程を削る」ことが重視されています。1工程ずつ短くなっても、5工程あること自体は変わらないためです。
佐藤局長が、中継作業を減らして、組織改善や育成に使える時間を作りたいと挙げています。
行97に「アシスタント退職に伴い移行リスケ中」とあります。ヒアリングでも、人が入れ替わるたびに同じ業務を教える負担が挙がっています。
行79「入力漏れが多い」、行88「記入漏れリスク」、行86「手打ちで事故につながりかねない」など、転記によるミスの記載があります。
1と2で、案1・2・3・4の28業務が約6〜7業務にまとまり、削減は仮の目安で約420分です。案10の8工程分は、この数字に含まれていません。
| 案 | 後回しにする理由 |
|---|---|
| 案6 プロモ管理表 | 関係者が多く、影響範囲が大きい案です。杉本さんのヒアリングでも中長期とされています。 |
| 案5 Trello依頼の統一フォーム | 経営企画局など他部署の合意が必要です。 |
| 案7 出版レポート、案8 一斉アプローチの履歴記録 | 元データの取得元や外部ツールの連携方法が未確認で、見込みが「要確認」です。 |
| 案9 月次の数字集計 | すでに半自動化されている部分があり、削減が小さい案です。 |
| 承認ルールの変更が要るもの | 契約の承認など。今回の対象から外します。 |
先に取り組む3つの案でよいか、ほかに加えたい案があるかを教えてください。
アポ獲得後の処理と、業務報告の月間件数がわかれば、月単位の時間に直せます。
画面収録や試作に使う、次のアポと商談を1件ずつ決めてください。