10/8(木) MTG 共有資料(別紙) ・「PM局の業務とフローを縮める提案」の補足

フロー縮小は、先に取り組む案を絞って進めたい

ゴールは、営業が売上につながる活動へ集中できる体制をつくることです。全部の案を同じ重さで進めると、検証と運用の手間が効果に見合いません。業務の連結で見た効果、時間で見た効果(9月の業務一覧の実数)、時間に出ない効果を並べたうえで、先に取り組む案を絞って提案します。

業務の連結で見た効果

同じ情報を何度も書く作業や、続けて行う作業をまとめると、業務の数そのものが減ります。数はシートの行数から数えた概算です。

案1〜9の対象業務

58 → 約15

関わる58業務が、約14〜16業務にまとまります。

PM局の業務全体

186 → 約143

186業務のうち約42〜44業務が減り、約23%の縮小です。

いまの業務数連結後の業務数

案	いま	連結後
案4 日程調整の横展開	9業務	約3業務
案6 プロモ管理表の入力元を1つに	8業務	2業務
案2 受注情報の一括登録	7業務	1〜2業務
案1 議事録から業務報告まで	6業務	1業務
案3 アポ確定時の定型セット	6業務	1業務
案7 出版レポートの作成から送付まで	6業務	2業務
案9 月次の数字集計と資料	6業務	2業務
案5 Trello依頼の統一フォーム	5業務	1業務
案8 一斉アプローチの履歴記録	5業務	1〜2業務

案10(アポ獲得後から担当決定後までの処理)は、棚卸しシートにない工程が中心のため、この表に含めていません。ヒアリングで挙がった8工程が、1〜2工程にまとまる見込みです。

時間で見た効果

PM局アシスタント業務一覧(2026年9月、所要時間あり)の「1回あたりの時間 × 月の回数」から、先に取り組む案に当たる業務の月間の時間を集計しました。アシスタントとエキスパート10名分で、社員の時間は含みません。

前提: アシスタント・エキスパート10名の業務量

業務の量は1日82.4時間、働ける時間は1日74.4時間です。毎日約8時間、週に約40時間が足りていません。

案		該当する業務(業務一覧の業務名)
案1 議事録から業務報告まで	約192時間	商談業務報告作成、KO同席・業務報告記載、事前共有・業務報告記載、プレKO後の文字起こしと事前共有メール、議事録作成、業務報告カード作成、業務報告未作成チェック
案10 アポ獲得後から担当決定後まで	約60時間	局アポ獲得後の諸業務(kintone登録・メール送信等)、割り振り後の諸業務(PE・Googleカレンダー登録等)、局アポの予定登録、商談担当変更時対応、翌営業日商談の確認
案2 受注情報の一括登録	約25時間	クライアント情報シート作成、編集者決定対応、契約書作成依頼(ライト含む)、発注書作成依頼
案4 日程調整の横展開	約23時間	KO日程調整、KOアポ取り、会議室予約、Googleカレンダー予定反映、商談用Zoom発行
合計	約300時間	週に直すと約70時間で、不足している週約40時間を上回ります。

案に入っていない大きな業務

「局アプローチ後、メール対応」が、1日390分、月約130時間あります。1人の業務としては最大です。棚卸しシートの「アプローチ後の処理」(返信の確認と返信)に当たります。今回の案には含めていませんが、次の候補として確認したい業務です。

上の時間は、いま業務にかかっている時間です。何割減らせるかは、試して測るまで分かりません。
案1には、KO同席など会議に出ている時間も含まれるため、全部は減らせません。
「別府・岡村」のように2人が担当する業務は、両方の一覧に時間が載っているものをそのまま足しています。
河野さんの業務の多くは「棚卸前」で、時間が入っていません。

時間に出ない効果

人から人への受け渡しが減る

佐藤局長のヒアリングで、「作業を速くする」より「工程を削る」ことが重視されています。1工程ずつ短くなっても、5工程あること自体は変わらないためです。

局長に余白ができる

佐藤局長が、中継作業を減らして、組織改善や育成に使える時間を作りたいと挙げています。

人が抜けても業務が止まらない

行97に「アシスタント退職に伴い移行リスケ中」とあります。ヒアリングでも、人が入れ替わるたびに同じ業務を教える負担が挙がっています。

入力漏れ・ミスが減る

行79「入力漏れが多い」、行88「記入漏れリスク」、行86「手打ちで事故につながりかねない」など、転記によるミスの記載があります。

先に取り組む案

1. アポ獲得後から担当決定後までの処理と、日程調整(案10 + 案4。案2・案3も含めて進める)

小野さん、佐藤局長、杉本さんの3名が、アポ獲得後の処理を改善候補に挙げています。
日程調整はすでに稼働中の仕組みを広げられます。kintoneへの入力は、ヒアリング当日に動作を確認しています。
「アポ獲得」「担当決定」という操作を起点に自動で進むため、現場が使い方を覚えなくても回る形にできます。
案2と案3は、単体では小さいため、この流れに含めて進めます。
担当をまたぐ受け渡しが多く、アシスタントと佐藤局長の作業が減ります。

2. 議事録から業務報告まで(案1)

アシスタントとエキスパートの業務だけで月約190時間と、案の中で最も大きい業務です。
商談、KO、事前共有、Cフォローで、同じ手順(録画、文字起こし、業務報告、Kintone登録)が別々に動いています。
社員からアシスタントへの依頼がなくなり、入力漏れも減らせます。
文字起こしの精度に課題があるため、1件で試してから広げます。

3. 連絡の窓口の整理(メール・Chatwork・Trello・PowerEgg)

佐藤局長のヒアリングで、優先度「中〜高」とされています。
どこに書くかを探す、過去の連絡を検索する、同じ内容を複数の場所に伝える、通知が多すぎて見落とす、といった手間がPM局の全員にかかっています。
まずは、自分宛ての連絡、メンション、未対応の事項だけを1か所で確認できる形から始めます。ツールの廃止は、使われ方を棚卸ししてから判断します。
業務数や時間には表れにくい効果ですが、探す時間と見落としが減ります。

1は月約108時間、2は月約190時間の業務が対象です(アシスタントとエキスパートの分)。業務数では、案1〜4の28業務が約6〜7業務にまとまります。

後回しにする案

案	後回しにする理由
案6 プロモ管理表	関係者が多く、影響範囲が大きい案です。杉本さんのヒアリングでも中長期とされています。
案5 Trello依頼の統一フォーム	経営企画局など他部署の合意が必要です。
案7 出版レポート、案8 一斉アプローチの履歴記録	元データの取得元や外部ツールの連携方法が未確認で、見込みが「要確認」です。
案9 月次の数字集計	すでに半自動化されている部分があり、削減が小さい案です。
承認ルールの変更が要るもの	契約の承認など。今回の対象から外します。

進め方と、運用の手間を抑える工夫

小さく試す: 案10は、次の新規アポの処理をTimeRex経由とメール経由の両方で画面収録し、1工程ずつ試作します。案1は、1件の商談で、録画から業務報告まで通して試します。
実測で判断する: 試した結果、運用の手間が効果を上回る場合は、その案を止めます。削減できた時間は、実測の数字で示します。
新しいツールを増やさない: 既存のkintone、PE、Googleカレンダー、Chatworkの中で完結させます。
優先度の見方: 佐藤局長のヒアリングで示された、頻度・関わる人数・1回あたりの工程数・ミスのリスク・削減できる作業量・改善に必要な工数の6点で判断します。

PM局にお願いしたいこと

1. 絞り込みの方向を確認する

先に取り組む3つの案でよいか、ほかに加えたい案があるかを教えてください。

2. 社員の業務時間を教える

アシスタント以外(社員)の時間も分かれば、効果をより正確に出せます。

3. 試す1件を選ぶ

画面収録や試作に使う、次のアポと商談を1件ずつ決めてください。